Wirtualna asystentka – realne wsparcie w HR

wirtualna asystentka

Czy wiesz, że wirtualna asystentka może z powodzeniem wesprzeć specjalistów HR w pełni zdalnie? Ta stosunkowo nowa w Polsce profesja jest jeszcze mało znana, jednak na zachodzie już całkiem popularna. Na szczęście świadomość rośnie, o czym świadczyć może ten artykuł.

Co wirtualna asystentka może zrobić dla specjalisty od HR?

Kiedy pracowałam jako stażysta ds. rekrutacji w dużej korporacji, byłam tak naprawdę osobą wspierającą cały dział. Nie chciałam ograniczać się tylko do rekrutowania, dlatego też jestem w stanie wyobrazić sobie rozpiętość zadań, które można zlecić osobie pracującej zdalnie. Podzielę się tu przykładami, które być może zainspirują kogoś do rozważenia takiej formy współpracy.

Rekrutacja

  • Tworzenie ogłoszeń. Zaczynając pracę w rekrutacji nie miałam pojęcia o tym, czy zespół poszukujący pracownika jest naprawdę fajny, ani czym właściwie jest aktuariat. Nie musiałam tego wiedzieć, ponieważ dostałam wypisaną od myślników listę zadań oraz wymagań, z których sklejałam chwytliwe ogłoszenie używając wyobraźni. Da się 🙂
  • Publikacja ogłoszeń. Skoro ktoś już napisał ogłoszenie, to gdzieś trzeba je opublikować mając na uwadze to, gdzie znajduje się grupa docelowa. Doświadczona osoba wie gdzie są potencjalni kandydaci, a niedoświadczona się szybko nauczy. Mówiąc szczerze, polecam skorzystanie z usług wirtualnej asystentki, jeśli chcesz opublikować ogłoszenia dla studentów. Logowanie się na te wszystkie konta w uczelnianych biurach karier, publikacje w różnych grupach na Facebooku, a czasem też odpowiadanie na banalne pytania zajmuje mnóstwo czasu.
  • Selekcja CV. Jeśli szukasz kandydata na modne stanowisko, to niestety musisz się liczyć z tym, że zgłoszeń wpadnie kilkadziesiąt lub kilkaset. Przeglądanie każdego pliku oddzielnie może zająć wieki, a większość i tak będzie do kosza. Jeśli dasz asystentce konkretne wytyczne, na które ma zwracać uwagę, przesieje ziarno od plew i zostawi Ci samych dobrych kandydatów.
  • Screening telefoniczny. Nie każdy rekruter to robi, ale kiedy masz szczegółowo określone kryteria poszukiwań, czasami nie warto umawiać się od razu na spotkanie. Przygotowana asystentka w krótkiej rozmowie wypyta kandydata np. o jego oczekiwania i dyspozycyjność. Niektórzy nawet nie pamiętają, że wysłali CV 😉
  • Umawianie spotkań. Ogłoszenie zadziałało, zgłosili się fajni kandydaci wybrani drogą selekcji, więc wypadałoby ich umówić na spotkania. Z takim zadaniem z pewnością poradzi sobie każda wirtualna asystentka.
  • Podziękowania za udział w procesie. Zwycięzca jest tylko jeden, a co z resztą? Jeśli nie masz profesjonalnego systemu, gdzie kandydaci wpadają w lejek, to ktoś będzie musiał podziękować każdemu z osobna. To jest niezbędny element candidate experience. Naprawdę chcesz tracić na to czas?

Employer branding

Coś na pograniczu HR i marketingu, ale ja osobiście mam doświadczenie od tej pierwszej strony. Specjaliści od EB mają pełne ręce roboty, ponieważ firmy jeszcze nie nauczyły się, że to nie koszt, a inwestycja i niestety nie da się zrobić wszystkiego idealnie o własnych siłach. Asystentka może pomóc zdalnie w zadaniach typu:

  • Mailing/newsletter. Zdalne wsparcie może się przydać do wysyłki mailingu z podziękowaniem za zostawienie CV po targach pracy. Modne robi się też przesyłanie studentom newslettera z branżowymi nowinkami. Można też pójść o krok dalej i takie aktualności przesyłać raz na jakiś czas do alumnów, zwłaszcza jeśli organizujesz dla nich specjalny event.
  • Zamawianie gadżetów. Według mnie to jest najprzyjemniejsza część, ale może ktoś nie lubi albo nie ma czasu na wymianę maili na temat gramatury worko-plecaka. Jeśli dokładnie wiesz czego chcesz, po prostu przekaż brief asystentce, która wszystko załatwi za Ciebie.
  • Research. Pamiętam jak robiłam research na temat programów ambasadorskich w dużych firmach. Niekiedy naprawdę szkoda czasu na takie zadania, kiedy piętrzy się góra ważniejszych obowiązków.

Benefity pozapłacowe

Nie każdy pracodawca oferuje kartę MultiSport i prywatną opiekę medyczną. Coraz większą popularność zyskują alternatywne opcje takie jak np. AskHenry. Tylko co w tej kwestii może zrobić asystentka, która nawet nie jest pracownikiem?

  • Ankieta pracownicza. Jeśli trafisz na absolwentkę któregoś z kierunków społecznych, to masz dużą szansę, że będzie potrafiła przygotować i rozesłać ankietę pracownikom, a następnie przeanalizować wyniki. Masz pojęcie, że większość posiadaczy karnetu sportowego w ogóle go nie używa? Wydaje mi się, że dobrą praktyką byłoby zapytanie pracowników czego potrzebują, zamiast uszczęśliwiać na siłę.
  • Porównanie ofert. Asystentka może zdalnie i ze swojego komputera zrobić research, a następnie przedstawić Ci wyniki. Może też zrobić zestawienie ofert i oznaczyć plusy i minusy. Może spróbować negocjować w ramach ustalonego budżetu. Ty w tym czasie zajmij się planowaniem komunikacji nowego benefitu 🙂

Szkolenia

Małe firmy nie mają odrębnego działu szkoleń, w tych większych może nagle się okazać, że jedna osoba jest na urlopie, a druga sama nie wyrabia się ze wszystkimi zadaniami. Na szczęście możesz wtedy zwrócić się do wirtualnej asystentki, która poradzi sobie bez specjalnych umiejętności trenerskich w takich działaniach, jak:

  • Rezerwacja sal/noclegów. Najlepiej wspominane szkolenia to te wyjazdowe, jednocześnie pochłaniają one najwięcej czasu podczas organizacji. Przynajmniej wstępny research i zebranie ofert możesz śmiało zdelegować komuś z zewnątrz. Dokładnie określ kryteria wyszukiwania takie, jak data i budżet. Im więcej informacji przekażesz, tym lepszych ofert się spodziewaj.
  • Zapisy na szkolenia. Z doświadczenia wiem, że to może być męczące. Zazwyczaj coś komuś nie działa, ktoś ma pytania indywidualne i nie warto angażować w to trenera.
  • Wysyłka testów. Niektóre szkolenia są poprzedzone testem poziomującym, inne wymagają pracy domowej do zdobycia zaświadczenia. Jeśli dodatkowo te zadania są pod klucz, to wirtualna asystentka możenie tylko je rozesłać, ale też zweryfikować wyniki.
  • Ankieta oceniająca. Szkolenia słyną z ankiet i z tego, że nie zawsze są wysyłane na bieżąco. Może nie wydaje się to priorytetem, jednak w tym przypadku nim jest. Jako szkoleniowiec powinieneś znać feedback, ale po co się dodatkowo obciążać wysyłką oraz analizą wyników? Jeśli zlecisz to wirtualnej asystentce, otrzymasz gotowy, kolorowy i przejrzysty raport. Obróbka danych statystycznych chyba nie należy do ulubionych zajęć trenera 🙂

Zakres odpowiedzialności

Wymieniając przykładowe zadania dla wirtualnej asystentki celowo nie wspomniałam o takich rzeczach, jak prowadzenie spotkań rekrutacyjnych, zawieranie umów czy prowadzenie szkoleń. Świetnie jeśli przypadkiem trafisz na taką, która będzie mieć doświadczenie i umiejętności oraz chętnie przyjmie na siebie większą odpowiedzialność. W takim przypadku zawierane są zupełnie inne umowy, obowiązują zupełnie inne stawki, no i ciężko taką osobę nazywać asystentką 🙂

Gdzie szukać asystentki zdalnej?

Zacznę od tego, że tak jak specjaliści od HR zajmują się różnymi działkami, tak wirtualne asystentki też mają swoje specjalizacje. Szukając kogoś takiego do współpracy warto się zastanowić jaki poziom odpowiedzialności chcecie powierzyć tej osobie. Do większości zadań operacyjnych wystarczy zwyczajna dziewczyna lub chłopak bez specjalnych umiejętności. Niektóre czynności wymagają kogoś z takim doświadczeniem, w związku z czym należałoby rozglądać się wśród asystentek z takim backgroundem.

Niewątpliwie dobrym źródłem takich poszukiwań jest LinkedIn. Godnym uwagi miejscem są też grupy na Facebooku poświęcone pracy wirtualnych asystentek. Można tam wrzucić ogłoszenie z prośbą o oferty, a z pewnością zgłosi się przynajmniej kilka zainteresowanych.

Jak rozlicza się wirtualna asystentka?

Większość wirtualnych asystentek ma swoją działalność gospodarczą, jednak nie wszystkie. Część osób traktuje to jako dodatkowe zajęcie po pracy i nie wystawia faktur. Warto już na samym początku ustalić na podstawie jakiej umowy będziecie współpracować oraz jakie są stawki. Najczęściej spotykane formy współpracy to:

  • B2B czyli własna działalność z możliwością wystawienia faktury (należy ustalić czy faktura z VAT czy bez).
  • Umowa zlecenie, a takich można mieć nieograniczoną liczbę.
  • Umowa o dzieło, czyli najbardziej opłacalna, jednak nie zawsze możliwa.
  • Działalność nierejestrowana, szczególnie dla osób dorabiających do etatu.

Istnieje także możliwość wystawienia faktury przez osoby nieposiadające własnej działalności, więc jeśli jej potrzebujesz, to nie zniechęcaj się na starcie. Służy do tego platforma useme.eu.

Wirtualne asystentki najczęściej pracują dla innych freelancerów, blogerów oraz niewielkich przedsiębiorców. Z czasem większe firmy zauważą potencjał outsourcingu, a ja osobiście mam nadzieję, że pionierami będą agencje rekrutacyjne i employer brandingowe. Wiele dobrych pomysłów upadło, bo nikt nie miał czasu na zadania operacyjne związane z projektem, a budżetu na nowego pracownika też nie było. Jesteśmy po to, żebyście Wy mogli rozwijać biznes 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *